AMI-QUÉBEC

MINUTES OF THE ANNUAL GENERAL MEETING

June 9, 2020, 7:00 pm

(Held by videoconferencing)

An invite to the AGM and related documents were sent to members ahead of the meeting, including slate of Board for 2020–2021 and members’ bios; Annual Report of activities including summary of financial statements for the year ended March 31, 2020, and minutes of the 2019 AGM minutes.

Ella Amir, Executive Director, welcomed attendees to the 42nd AGM of AMI-Québec, which, due to the COVID-19 pandemic, was held by videoconferencing.

Tony Alfonso provided technical information to facilitate participation in the meeting.

The agenda, as presented, was moved by Ella Amir, seconded by Anne Newman, carried unanimously.

Ella expressed condolences, on behalf of the entire AMI family, to the families and communities who have suffered directly from and borne the devastation of the pandemic. Ella also said that as a social justice fighter, she hopes that the recent tragic death of George Floyd in Minneapolis will be a wake-up call for change. She said that we stand in solidarity with all those who are fighting for the elimination of inequalities, injustice and discrimination, and for the recognition of our common humanity.

President Donna Sharpe held a toast and thanked staff, volunteers, and members. She presented a report on the programs and activities in the past year. Ella briefly highlighted two initiatives that have continued over the past year: the Caregivers Group and Young Carers.

Anne Newman, Secretary, read the minutes of the June 11, 2019 AGM. She moved acceptance; Norman Segalowitz seconded; carried unanimously.

Donna Sharpe reviewed the financial statements for the year 2019-2020. In the past year revenues were slightly higher than expenditures ($571,613 and $539,686 respectively). Recurrent funding from the provincial government covered 51% of expenses in the past year. While the financial statements reflect a healthy state of AMI’s finances in the year ended March 31, our high dependence on non-recurrent funding (usually over 50% of our operating budget) makes us vulnerable at the best of times. The likely reduction of income from fundraising activities in the near future because of the COVID-19 pandemic could add another challenge.

Donna moved the acceptance of the financial statements; Anne Newman seconded; carried unanimously. Donnathanked Louis Béland for preparing the financial statements and named him auditor for the year 2020-2021.

Election of new Board

Carol Plathan, Chair of the Nominating Committee, presented the slate of officers and directors for the 2020-2021 year. One new member joined the Board (Loreen Pindera). Officers: Donna Sharpe – President; Anne Newman– Vice President and President Designate; Henry Olders – Treasurer; Joyce Cohen – Secretary: Norman Segalowitz – Immediate Past President. Carol moved the acceptance of the proposed slate as presented; Tony Alfonso seconded; carried unanimously.

Ella thanked Pam Litman, AMI’s fundraising consultant for 12 years, who left recently to pursue new challenges. She also thanked Sylvie Albert, who left AMI after more than ten years.

Ella thanked the volunteers who multiply our capacity to offer help, and the AMI staff for their hard work and continuous care, especially under the trying circumstances of the COVID-19 pandemic.

The meeting was attended by about 45 people and was adjourned at 8:00 pm.

AMI-QUÉBEC

PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

9 juin 2020, 19h00 (Tenue par vidéoconférence)

Une invitation à l’AGA et des documents connexes ont été envoyés aux membres avant la réunion, y compris la liste des membres du Conseil pour 2020-2021 et les biographies des membres, le rapport annuel d’activités comprenant le résumé des états financiers pour l’exercice clos le 31 mars 2020 et le procès-verbal de l’AGA 2019.

Ella Amir, directrice générale, a souhaité la bienvenue aux participants à la 42e assemblée générale annuelle d’AMI-Québec qui, en raison de la pandémie de COVID-19, a eu lieu par vidéoconférence.

Tony Alfonso a fourni des informations techniques pour faciliter la participation à la réunion. L’ordre du jour, tel que présenté, est proposé par Ella Amir, appuyé par Anne Newman, adopté à l’unanimité.

Ella a exprimé ses condoléances, au nom de toute la famille d’AMI, aux familles et aux communautés qui ont fait preuve de courage face aux répercussions dévastatrices de cette pandémie. Ella a également déclaré qu’en tant que militante pour la justice sociale, elle espère que la mort récente et tragique de George Floyd à Minneapolis servira de catalyseur pour effectuer des changements. Elle a ajouté que nous sommes solidaires de tous ceux qui luttent pour l’élimination des inégalités, de l’injustice et de la discrimination, et pour la reconnaissance de notre humanité commune.

En raison des circonstances, nous avons décidé de reporter la remise des prix annuels, ce que nous faisons habituellement lors de l’AGA, à une date ultérieure.

Donna Sharpe, présidente, a porté un toast, remerciant le personnel, les bénévoles et les membres. Elle a présenté un rapport sur les programmes et les activités de l’année écoulée. Ella a brièvement souligné deux initiatives qui se sont poursuivies au cours de la dernière année: le Caregivers Group et Young Carers.

Anne Newman, secrétaire, a lu le procès-verbal de l’AGA du 11 juin 2019. Elle a proposé l’adoption du procès-verbal; appuyé par Norman Segalowitz; adopté à l’unanimité.

Donna Sharpe a examiné les états financiers de l’année 2019-2020. Au cours de la dernière année, les revenus ont été légèrement supérieurs aux dépenses (571 613 $ et 539 686 $ respectivement). Le financement récurrent du gouvernement provincial a couvert 51% des dépenses au cours de la dernière année. Bien que les états financiers reflètent un état sain des finances d’AMI au cours de l’exercice clos le 31 mars, notre forte dépendance à l’égard de financements non récurrents (généralement plus de 50% de notre budget de fonctionnement), nous rend vulnérables dans le meilleur des cas. La réduction probable des revenus provenant d’activités de collecte de fonds dans un proche avenir en raison de la pandémie de COVID-19 ajouterait un autre défi. Donna a proposé l’acceptation des états financiers; appuyé par Anne Newman; adopté à l’unanimité. Donna a remercié Louis Béland pour la préparation des états financiers et l’a nommé auditeur pour l’année 2020-2021.

Élection du nouveau conseil d’administration

Carol Plathan, présidente du comité de mise en candidature, a présenté la liste des dirigeants et administrateurs pour l’année 2020-2021. Un nouveau membre a rejoint le Conseil (Loreen Pindera). Membres du conseil: Donna Sharpe – présidente; Anne Newman – vice-présidente et présidente désignée; Henry Olders – trésorier; Joyce Cohen – Secrétaire: Norman Segalowitz – Président sortant. Carol propose l’acceptation de la liste des candidats proposée telle que présentée; appuyé par Tony Alfonso; adopté à l’unanimité.

Ella a remercié Pam Litman, consultante en collecte de fonds chez AMI pendant 12 ans. Pam a quitté AMI récemment pour relever de nouveaux défis. Elle a également remercié Sylvie Albert, qui a quitté AMI après plus de dix ans. Ella a remercié les bénévoles qui multiplient notre capacité à offrir de l’aide et le personnel de d’AMI-Québec pour leur travail acharné et dévoué en particulier dans les circonstances éprouvantes de la pandémie COVID-19.

L’Assemblée a regroupé plus de 45 personnes et a été levée à 20 heures.